Tính năng trộn thư vào Word 2010 là tính năng rất hấp dẫn và hữu ích. Test tưởng tượng, nếu bạn là giáo viên, bạn phải gửi thư mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho các phụ huynh, nếu gõ bằng tay thủ công thì các bạn phải mất bao nhiêu thời hạn mới hoàn thành? Mail Merge để giúp bạn giải quyết vấn đề kia chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Bạn đang xem: Cách trộn thư trong word và excel 2010

Trong bài viết này, mercare.com.vn sẽ giới thiệu cho bạn cách trộn thư vào Word 2010. Bắt đầu thôi nào!

*


Trộn thư vào Word (Mail Merge) là gì?

Trộn thư (Mail Merge) là 1 trong tính năng nâng cấp trong Microsoft Word, giúp bạn xử lý bài toán chèn những danh sách, tệp tin,… vào một trong những văn băn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương mặt hàng tháng…

Đây là một trong những tính năng thực sự có lợi giúp bọn họ tiết kiệm được tương đối nhiều thời gian.

Cách trộn thư trong Word 2010

Để ngừng được quá trình trộn thư, bạn cần phải có 2 tệp tin tài liệu:

Văn phiên bản gốc: nội dung văn bản đã được biên soạn thảo sẵn và đang vứt trống các nội dung nên điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển quăng quật trống tên tín đồ nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số năng lượng điện thoại…Dữ liệu gốc: thông tin dữ liệu của mỗi cá nhân, đơn vị để điền vào khu vực đang vứt trống nghỉ ngơi văn bạn dạng đã được soạn sẵn.

1. Phương pháp trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn

Bước 1: Bạn vào tab Mailings bên trên thanh hiện tượng >> lựa chọn Start Mail Merge >> chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

*

Bước 2: cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Đầu tiên, nghỉ ngơi mục Select document type lựa chọn Letter >> chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, chọn Use the current document vào mục Select starting document >> chọn Next: Select recipients sống mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list vào mục Select recipients >> lựa chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.

*

Bước 3: hành lang cửa số New Address List xuất hiện thêm >> lựa chọn Customize Columns.

*

Bước 4: Trong vỏ hộp thoại Customize Address List, chúng ta có thể tuỳ chỉnh dữ liệu như:

Add: Thêm trường.Delete: Xoá các trường gồm sẵn.Rename: Đổi thương hiệu trường bao gồm sẵn.

Sau khi trả tất, bạn nhấn chọn OK.

*

Bước 5: Điền thông tin cơ bản của các trường.

Ví dụ:

New Entry: Thêm chiếc mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: tra cứu kiếm.

Sau khi trả tất lựa chọn OK.

Bước 6: cửa sổ Save Address List xuất hiện >> Đặt tên mang đến tập tin này rồi chọn Save.

*

Bước 7: Tại form Mail Merge Recipients, bạn cũng có thể sửa đảo qua các tính năng như:

Sort: thu xếp lại dữ liệu theo trường nào đó.Filter: thanh lọc ra các danh sách cần thiết trong danh sách dài.

Xem thêm: Quên Mật Khẩu Facebook Phải Làm Thế Nào, Làm Gì Khi Quên Mật Khẩu Facebook

Find duplicates: Tìm với xoá các dữ liệu giống như nhau.Validate address: xác nhận địa chỉ.

Sau đó lựa chọn OK.

Bước 8: quay trở lại cửa sổ Mail Merge.

*

Bước 9:

Hộp thoại Insert Merge Field lộ diện >> chọn Database Fields.Sau đó chọn vào trường đã xây cất >> chọn Insert tại những vị trí >> chọn Next: Preview your letter.

*

Bước 10: sau khoản thời gian đã chèn hoàn thành các ngôi trường >> chọn Next: Complete the merge.

*

Bước 11:

Trên thanh công cụ, chọn tab Mailings.Tại mục Finish & Merge >> lựa chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge to lớn New Document hiện ra >> chọn All >> chọn OK.

*

2. Giải pháp trộn thư vào Word 2010 bằng cách sử dụng file Excel

Bước 1:

Bạn triển khai tương tự công việc 1 cùng 2 như cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới list chèn ngơi nghỉ trên.Nhưng ngơi nghỉ mục Step 3 of 6 >> chọn Use an existing list >> lựa chọn Browser.Chọn file Excel có dữ liệu bạn buộc phải >> chọn Open.

*

Bước 2: lựa chọn sheet chứa tài liệu trong tệp tin Excel >> lựa chọn OK.

*

Bước 3: thực hiện lại từ bước 7 đến bước 11 như phương pháp trộn thư vào Word 2010 bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn nghỉ ngơi trên.

Lưu ý: Khi trộn thư với tệp tin Excel, list trong file rất cần phải tạo từ cái đầu tiên. Ko được có các ô trông ở bên trên và bên dưới nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh sự cố đó, bạn nên bỏ chọn những trường trống mở ra trong hành lang cửa số Mail Merge Recipients.

*

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010

Để trộn các thư vào một trang giấy trong Word 2010, ta triển khai như công việc dưới đây:

Bước 1: sẵn sàng bảng tài liệu và phần văn bản file Word cần trộn.

*

Bước 2: Để triển khai nhân những nội dung thuộc lúc, các bạn copy phần nội dung ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> lựa chọn Labels >> lựa chọn New Label.

Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn tùy chỉnh thiết lập các thông số theo mong muốn và lựa chọn OK.

*

Tiếp đến, các bạn dán phần ngôn từ đã copy thuở đầu vào ô nhãn đầu tiên >> chọn Update Labels vào thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác tất cả cùng nội dung trên cùng một trang giấy.

*
Bước 3: Cũng vào thẻ Mailings, chọn Select Recipients >> chọn Use Existing List >> lựa chọn file Excel cất bảng tài liệu cần chèn.

*

Bước 4: tại vị trí buộc phải điền tin tức trên nhãn đầu tiên của tệp tin Word, bạn chọn Insert Merge Field cùng chọn câu chữ tương ứng.

*

Thực hiện tựa như cho các thông tin bên dưới. Sau thời điểm chọn hoàn thành cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels nhằm nhập thông tin cho những nhãn tiếp theo.

Bước 5: Để khám nghiệm kết quả, chọn Preview Results. Nếu tiến hành đúng theo các bước như trên, các bạn sẽ thấy làm việc mỗi mục của từng nhãn đang hiển thị những thông tin tương xứng với bảng tài liệu mà không xẩy ra trùng.

*

Trên trên đây là quá trình trộn thư vào Word 2010 cơ mà mercare.com.vn muốn trình làng cho các bạn. Hãy lượt thích & Share nội dung bài viết nếu các bạn thấy nó có lợi và hãy nhờ rằng thường xuyên truy cập ThuthuatOfice để hiểu thêm nhiều thủ thuật tuyệt nhé.